Jakarta, Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat, sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi suatu organisasi. Kementerian Kesehatan telah memberlakukan aturan baru, terkait pola klasifikasi dan tata naskah dinas (TND), dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 14 tahun 2017 dan HK.02.02/Menkes/277/2016. Sehubungan sosialisasi aturan tersebut dan pembinaan serta peningkatan kapasitas tenaga pengelola kearsipan, Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan (Litbangkes) menyelenggarakan pertemuan koordinasi di lingkungan satuan kerja Badan Litbangkes, 12-14 Juli 2018. Dibuka oleh Sekretaris Badan Litbangkes, Dr. Nana Mulyana.
Mengapa arsip itu penting? Karena tanpa dokumen tertulis atau digital, apa yang dianggap benar tetapi tidak ada arsipnya, sulit membuktikannya. Harapannya, apa yang dilakukan, ditulis, dicatat, dan disimpan, demikian diucapkan Nana saat membuka pertemuan dan megarahkan peserta pertemuan.
Selain Permenkes, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) juga mengeluarkan aturan baru terkait gerakan nasional sadar tertib arsip (GNSTA). Tertuang dalam peraturan kepala ANRI nomor 7 tahun 2017. GNSTA adalah upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan. Mengelola kearsipan dengan baik berarti turut mendukung Nawacita yang diusung pemerintah dan tata kelola pemerintahan yang akuntabel, bersih, dan transparan.
Sembilan langkah pelaksanaan GNSTA di lingkungan Kementerian Kesehatan:
- Penciptaan naskah dinas dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
- Penggunaan aplikasi electronic filling system (EFS)
- Pemberkasan arsip aktif dilakukan pada central file serta melaporkan daftar arsip aktif setiap 6 (enam) bulan
- Pelaksanaan program arsip vital dan arsip terjaga
- Mengusulkan ASN yang akan menjadi jabatan fungsional
- Melakukan pemindahan arsip inaktif secara berkala
- Melakukan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi sesuai dengan peraturan perundang-undangan
- Melakukan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia melalui unit kearsipan Kementerian sesuai peraturan perundang-undangan
- Melakukan pengawasan kearsipan
Untuk mewujudkan dan mengimplementasikan GNSTA di lingkungan Badan Litbangkes, tiga hal yang menjadi prioritas, meliputi: sumber daya manusia (SDM), sarana dan prasarana untuk menunjang pengelolaan kearsipan, serta peraturan-peraturan yang wajib digunakan dalam pengeloaan arsip. #EM
